ABC del payroll o pago de nómina para la eficiencia de las empresas
El servicio de payroll o pago de nómina es un proceso fundamental en cualquier empresa. Esa actividad cuando es administrada directamente por una organización puede significarle una tarea complicada que le consume bastante tiempo y –además- recursos. Es por eso que muchas organizaciones han optado por tercerizar el servicio de payroll, es decir, subcontratar a un proveedor externo para que maneje el pago de salarios y prestaciones de los empleados.
Desde Staffing queremos contarte algunas características del servicio. Cuando por decisión corporativa se contrata a una Empresa de Servicios Temporales (EST) o una compañía que preste el servicio de payroll, básicamente, se entrega la administración y operación de toda la nómina de los colaboradores que tiene la empresa; esto significa que el operador tiene la capacidad de hacerlo mediante un sistema propio para liquidar esa nómina y garantizar un servicio de calidad.
Este proceso tiene buenos resultados, ya que los clientes no tienen que preocuparse por diferentes aspectos como tener que pagar un software de nómina que esté parametrizado normativamente con la ley colombiana para manejarlos ellos mismos, implicando la contratación de más personal, sino que descargan toda esa responsabilidad administrativa en un tercero que está pendiente, además, del pago de la seguridad social y otros parafiscales.
El servicio de nómina abarca un gran paquete de conocimiento de las condiciones salariales y laborales del personal –en general-, para alimentar un sistema propio con esas estipulaciones y dejar todo listo para el pago, después de recibir las novedades del personal (si es el caso) para estructurar y que al final solo sea enviar los recursos desde el banco del contratante del servicio.
Vale la pena aclarar, que los colaboradores no están contratados por Staffing, sino que están vinculados con el cliente, pero como aliados toda esa carga administrativa y operativa la asume el operador del payroll.
¿Cuáles son sus beneficios?
- Ahorro de tiempo y recursos: el procesamiento de nómina puede ser muy laborioso y tomar bastante tiempo. El uso de un servicio de payroll elimina esta carga de trabajo para los empleados de la empresa, lo que les permite concentrarse en otras tareas importantes. Este servicio lo toman en un gran porcentaje las pequeñas y medianas empresas, ya que no tienen áreas administrativas tan robustas para hacerse cargo de manera efectiva de esta labor.
- Precisión en el cálculo de la nómina: usar un aliado como Staffing o una Empresa de Servicio Temporal para esta actividad, tiene la ventaja que se utilizan softwares especializados y diseñados para calcular las nóminas con precisión. Esto minimiza los errores en el cálculo de los salarios y deducciones, lo que a su vez reduce la posibilidad de confusiones en los impuestos y contribuciones sociales.
- Cumplimiento legal y fiscal: las leyes y regulaciones fiscales relacionadas con el procesamiento de nóminas pueden ser complejas y cambiantes. Los servicios de payroll tienen el conocimiento y la experiencia para asegurar que las nóminas se procesen de acuerdo la normatividad.
- Seguridad de los datos: gracias al software de las compañías que prestan el servicio, los datos del cliente y los empleados se encuentran protegidos, ya que suelen utilizar medidas de seguridad de calidad al ser información financiera y personal.
No hay duda, tercerizar el pago de nómina o usar el servicio de payroll contribuye para el ahorro de tiempo y recursos (financieros y de personal), además incrementa la precisión del cálculo, cumplir con las regulaciones fiscales y legales, y mejorar la seguridad de los datos.
Datos extra
Staffing ayuda a sus clientes en el proceso de recobro de incapacidades. Cuando un colaborador recibe una incapacidad de más de tres días (15 o 20 días) por ejemplificar, las organizaciones deben pagar al trabajador normalmente su sueldo, pero pueden requerir la recuperación de esos recursos ante la EPS, un requerimiento que tomará tiempo y es desgastante.
Desde Staffing asumimos esta fase de recobro, con la incapacidad se debe hacer una radicación cumpliendo unas especificaciones, con lo que se envía la documentación a las entidades de seguridad social, entonces ese desgaste no lo tendrán que hacer los clientes.
Este servicio ayuda a muchas empresas a enfocarse en su core de negocio, sobre todo en un mundo tan competitivo empresarialmente. Al no tener los recursos financieros, humanos y de tecnología, se comenten errores en el pago de nómina, según un estudio de la firma KPMG, el 45 % de las empresas en Colombia experimentan problemas con la gestión de la nómina, siendo los errores en los cálculos y la falta de conocimiento de la legislación laboral los errores más comunes.
En Staffing somos los aliados ideales para gestionar de mejor manera la nómina de tu compañía. ¡Contáctanos ahora!
